MEMAHAMI/MENGIDENTIFIKASI MANAJEMEN KOMUNIKASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam kehidupannya, manusia memerlukan komunikasi, baik berkomunikasi dengan individu lain maupun dengan kelompok atau masyarakat. Hal ini menunjukkan bahwa manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam suatu kelompok atau masyarakat. Menurut berbagai survei, sekitar 85% persen dari kesuksesan dalam hidup berkaitan secara langsung dengan kemampuan berkomunikasi dan keterampilan membina hubungan.

Brent D. Ruben (dalam Muhammad 2005) menyatakan definisi komunikasi adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasikan lingkungannya dan orang lain. Selain komunikasi, bagian penting lain dalam komunikasi organisasi adalah organisasi itu sendiri.
Semakin kompleksnya kehidupan manusia, membuat peranan komunikasi semakin tidak terelakan, untuk kepentingan berinteraksi, memecahkan masalah, atau untuk menjalin hubungan baik dengan sesamanya. Demikian pula bila dilihat dari sudut pandang organisasi atau perusahaan sebagai suatu kesatuan sosial yang terdiri dari orang atau kelompok orang yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan bersama (Robbins, 1994; 4), komunikasi memiliki peranan penting, salah satunya dalam menjalin hubungan dengan para stake holder-nya.

Menejemen terbentuk karena adanya kesamaan visi, misi dan tujuan yang ingin dicapai sekelompok orang dalam organisasi tersebut. Dari sini setiap unsur yang terdapat di dalam organisasi secara langsung maupun tidak langsung harus memegang teguh apa yang menjadi tujuan dan prinsip di dalam organisasi tersebut, sehingga organisasi dapat mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan.

Pengkajian terhadap komunikasi organisasi memiliki arti penting mengingat bahwa menejemen komunikasi merupakan suatu disiplin studi yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat. Dalam arti pengkajian akan memberikan manfaat tidak hanya bagi siapa saja yang ingin memahami perilaku organisasi secara lebih baik, tapi juga memiliki aspek pragmatis bagi orang-orang yang ingin memperbaiki kinerjanya sebagai peserta/anggota suatu organisasi.
Studi komunikasi organisasi dapat memberikan landasan kuat bagi karier dalam manajemen, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi perusahaan, serta tugas-tugas lainnya yang berorientasikan kepada manusia dalam organisasi (Pace & Faules, 2001: 25).

Kami kelompok tujuh menulis makalah ini dengan judul ”MEMAHAMI/MENGIDENTIFIKASI MANAJEMEN KOMUNIKASI” sebagai tugas kelompok untuk mata kuliah Menejemen Peningkatan Mutu.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian diatas dapat dirumuskan permasalahan dalam Memahami Keterampilan Dalam Menejemen sebagai berikut:

1. Apa Hakekat Komunikasi?

2. Apa saja tahapan unsur yang terlibat dalam komunikasi?

3. Apa saja ciri-ciri komunikasi efektif?

4. Bagaimana proses atau tahapan dalam komunikasi ?

5. Apa saja catatan yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi?

1.3 TUJUAN PEMBAHASAN

Pada dasarnya Tujuan penulisan makalah ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum dalam penyusunan makalah ini yaitu untuk mengerjakan tugas kelompok mata kuliah Menajemen Peningkatan Mutu, Sedangkan tujuan khusus dari penyusunan makalah ini yaitu :

1. Mengetahui Hakekat Komunikasi.

2. Mengetahui apa saja tahapan unsur yang terlibat dalam komunikasi.

3. Mengetahui apa saja ciri-ciri komunikasi efektif.

4. Mengetahui proses atau tahapan dalam komunikasi.

5. Mengetahui apa saja catatan yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 MENAJEMEN

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen :

Perencanaan (planning).

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

Pengorganisasian (organizing).

Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

Memimpin (leading)

Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.

Pengendalian (controlling).

Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.

Komunikasi adalah proses melalui fungsi-fungsi manajemen perencanaan,pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.

Dalam mencapai 3 alasan yang dibutuhkan dalam menejemen , komunikasi menjadi sarana penting untuk mencapai hal ini. Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

1. Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3. Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi. Menurut Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

2.2 KOMUNIKASI

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Beberapa definisi komunikasi adalah:

1. Komunikasi adalah penyampaian pesan (seseorang ke orang lain), menggunakan symbol : kata-kat, isyarat, postur, performance, raut muka, kwalitas suara , dsb

2. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti atau makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

3. Komunikasi adalah suatu proses melalui seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak). (Hovland, Janis & Kelley:1953)

4. Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain, melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar,angka-angkadan lain-lain. (Berelsondan Stainer, 1964)

5. Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakanapa, dengan saluran apa, kepada siapa, dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?) (Lasswell, 1960)

6. Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih. (Gode, 1959)

7. Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego. (Barnlund, 1964)

8. Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui pikiran seseorang, dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya. (Weaver, 1949)

9. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G)

10. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

Adapun Fungsi Komunikasi adalah :

Membangun Konsep Diri (Establishing Self-Concept)
Eksistensi Diri (Self Existence)
Kelangsungan Hidup (Live Continuity)
Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)
Terhindar dari Tekanan dan Ketegangan (Free from Pressure and Stress)

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 HAKEKAT KOMUNIKASI

Hakikat komunikasi adalah kegiatan yang dilakukan manusia untuk menyampaikan isi pesannya kepada manusia lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manusia hidup dalam dunia komunikasi. Setiap hari dan setiap saat manusia melakukan aktifitas komunikasi antarpribadi, berbicara dengan anggota keluarga, tetangga, dan rekan sejawat. Pada saat berbicara dengan diri sendiri, meyakinkan diri dalam memutuskan sesuatu, manusia melakukan komunikasi intra pribadi. Pada sebuah organisasi, manusia memecahkan masalah atau mengembangkan ide-ide atau inovasi, saling berinteraksi dalam komunikasi kelompok atau organisasi. Jika berinteraksi dengan pihak lain yang mempunyai latar belakang budaya berbeda, maka manusia sudah melakukan komunikasi antarbudaya.

Isi dari interaksi antarmanusia adalah komunikasi. Dua orang dikatakan melakukan interaksi apabila masing-masing melakukan aksi dan reaksi. Aksi dan reaksi yang dilakukan manusia baik perseorangan, kelompok, atau pun organisasi dalam ilmu komunikasi disebut tindakan komunikasi.

3.2 TAHAPAN UNSUR YANG TERLIBAT DALAM KOMUNIKASI

Menurut Thomas Leech dalam bukunya “Say it like Shakespeare”. Ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan yaitu:

(1) Pengirim pesan (sender),

(2) Pesan yang dikirimkan (message),

(3) Bagaimana pesan tersebut dikirimkan (delivery channel atau media),

(4) Penerima pesan (receiver),

(5) Umpan balik (feedback).

Leech menambahkan, bahwa untuk membangun komunikasi yang efektif, setidaknya kita harus menguasai empat keterampilan dasar dalam komunikasi, yaitumembaca-menulis (bahasa tulisan) dan mendengar-berbicara (bahasa lisan). Begitu pentingmya, banyakorang menghabiskan waktunya untukmelakukan,paling tidak,salah satu keempat keterampilan itu

Komunikasi efektif tejadi apabila sesuatu (pesan) yang diberitahukan komunikator dapat diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi. Komunikasi adalah sebuah kegiatan mentransfer sebuah informasi baik secara lisan maupun tulisan. Namun, tidak semua orang mampu melakukan komunikasi dengan baik. Terkadang ada orang yang mampu menyampaikan semua informasi secara lisan tetapi tidak secara tulisan ataupun sebaliknya.

Bagaimana membangun sebuah komunikasi efektif tersebut, berikut beberapa unsur yang sebaiknya jadi pertimbangan untuk dikembangkan :

Kontak Mata

Hal pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara. Usahakan mempertahankan kontak mata sepanjang pembicaraan, agar lawan bicara Anda tak merasa diabaikan.

Ekspresi Wajah

Wajah merupakan cermin kepribadian individual. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang. Sebagi contoh: sebuah senyum mengungkap keramah-tamahan dan kasih-sayang;Mengangkat alis mata menunjukan ekpresi heran; Mengernyitkan dahi menyampaikan ketakutan dan kegelisahan. Semua emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. Jadi saat melakukan komunikasi tunjukan ekspresi bahwa Anda tertarik dengan bahan pembicaraan.

Postur Tubuh

Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dengan kekuatan meyakinkan dari Anda. Mereka bisa jadi semacam tambahan untuk cara efektif yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal.

Sebagai contoh : menundukan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan; mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan ; Terlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. Untuk itu perhatikan gerak-gerik Anda saat melakukan komunikasi dengan lawan bicara.

Selera Berbusana

Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan. Orang yang berbusana sesuai dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik. Penampilan fisik seseorang dan busana yang dikenakan membuat dampak pasti pada proses komunikasi. Kita semua berbusana dan mungkin banyak diantara kita tak terlalu memperhatikan, namun hal kecil ini memiliki peran untuk sebuah efektif. Jika kita memperhatikan bagaimana cara berbusana, hal itu akan memperbaiki kemampun komunikasi kita.

Bagaimanakah caranya agar kita mampu melakukan komunikasi yang baik, komunikasi yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target informasi yang harus disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan ?
Keterampilan dalamberkomunikasi secara efektif dapat dipelajari dan dikuasai dengan latihan rutin dan berkesinambungan secara terus menerus. Untuk dapat melakukan komunikasi efektif ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan yaitu :

Menganalisa
Menyalahkan
Menghakimi
Menasehati
Menginterogasi

Keterampilan yang harus dimiliki dalam melakukan komunikasi efektif adalah keterampilan mendengarkan dan bertanya. Dalam proses berkomunikasi, seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik. Kemudian mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan dan mengarah pada suatu solusi atau ketenangan untuk masing-masing pihak. Sehingga tujuan utama dalam komunikasi yang efektif adalah sebuah win-win solution. Tak ada satupun orang yang mau disalahkan, inilah konsep dasar dari komunikasi efektif.
Komunikasi efektif atau dalam bahasa lain sering pula disebut diplomasi, perlu dilakukan untuk dapat membangun sebuah kesamaan keinginan dari sebuah informasi yang disajikan. Sehingga tujuan yang ingin diraih dapat dilakukan secara bersama-sama.

3.3 CIRI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan. Menurut Jalaluddin dalam bukunya Psikologi Komunikasi menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tidakan. Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Dan ada beberapa orang yang mengalami hambatan komunikasi berupa bahasa. Orang yang menghadapi masalah kebahasaan harus diberi suasana aman yang memungkinkannya untuk mengekpresikan emosi dan perasaannya ( Mubayidh,M, 2006)

Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif

Langsung ke inti persoalan, tidak ragu menyampaikan pesan.
Asertif, yang artinya tegas sekalipun jauh dari kesan keras atau mendikte.
Bersahabat.
Isi pesan jelas dan mudah dipahami.
Terbuka, tidak ada pesan dan makna yang tersem-bunyi.
Dapat berlangsung secara lisan atau tulisan..
Dua arah (seimbang antara berbicara dan mende-ngarkan).
Responsif (memperhatikan keperluan dan pandang-an orang lain).
Nyambung (menafsirkan pesan dan kebutuhan orang lain dengan tepat).
Jujur dalam pengungkapan gagasan, perasaan, atau kebutuhan yang sesungguhnya.

Sedangkan ciri-ciri komunikasi yang tidak efektif, antara lain dapat dilihat dari beberapa indikasi-indikasi berikut ini:

Komunikasi dilakukan terlalu bertele-tele..
Komunikator mengkomunikasikan pesannya dengan tidak percaya diri (malu-malu).
Pesan / Informasi disampaikan dengan cara yang tidak simpatik (misalnya: dengan marah-marah).
Pembicaraan yang dilakukan tidak jelas dan tidak fokus pada pesan yang ingin disampaikan.
Komunikasi yang dilakukan berlangsung satu arah. Tidak ada interaksi dengan komunikan.

Komunikasi efektif dipandang sebagai suatu hal yang
penting dan kompleks . Dianggap penting karena ragam dinamika kehidupan (bisnis, politik, misalnya) yang terjadi biasanya menghadirkan situasi kritis yang perlu penanganan secara tepat, munculnya kecenderungan untuk tergantung pada teknologi komunikasi, serta beragam kepentingan yang ikut muncul.

Sebuah komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan pesan, kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan penampilan fisik secara eksternal. Di era modern ini mungkin nampak 'tolol' melihat seseorang berusaha menciptakan kesadaran komunikasi. Banyak di antara kita memberi sedikit perhatian pada hal ini tetapi kenyataanya komunikasi ini terus berlangsung, tak peduli siapa Anda, jika Anda tidak bisa berkomunikasi dengan semestinya maka tak seorangpun akan mendengarkan Anda. Jadi komunikasi merupakan sebuah asset penting sebagai tambahan untuk kepribadian Anda.

3.4 CARA/ TEKHNIK BERKOMUNIKASI SECARA EFEKTIF

Agar proses komunikasi mampu mencapai sasaran (efektif), maka perlu memperhatikan teknik-teknik umum berikut ini:

Perlu adanya ide atau gagasan yang jelas sebelum berkomunikasi.
Periksa tujuan & motif komunikasi.
Periksa lingkungan fisik dan manusia sebelum berkomunikasi (lihat situasi dan kondisi).
Dalam berkomunikasi pertimbangkan isi dan nada suara.
Komunikasikanlah hal-hal yang bermanfaat saja.
Komunikasi yang efektif perlu tindak lanjut.
KISS: Keep It Short and Simple.
Tindakan komunikator harus sesuai dengan yang dikomunikasikan.
Jadilah pendengar yang baik.
Informasi atau pesan yang disampaikan harus sesuai dengan data dan fakta.
Menggunakan kata-kata yang mudah dipahami oleh komunikan/penerima informasi.

Banyak faktor yang dapat menjadi penghambat seseorang dapat melakukan komunikasi secara efektif. Faktor-faktor tersebut bisa berupa faktor teknis maupun non-teknis. Adapun beberapa faktor tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

Perbedaan budaya yang dapat mempengaruhi keefektifan dalam berkomunikasi.
Perbedaan bahasa dapat pula mempengaruhi kefektifan berkomunikasi.
Faktor Biologis. Misalnya seperti adanya kelainan pada mulut seperti gagap dan juga cadel.
Faktor kredibilitas dari komunikator yang menyampaikan informasi.
Faktor kepribadian, seperti misalnya kepribadian yang tertutup dapat mempengaruhi efektifitas dalam berkomunikasi. Kepribadian yang tertutup menghalangi penerimaan pesan yang ingin disampaikan dan tidak terbuka terhadap segala hal.

Lima Aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi efektif (Hoesnan, 2013) antara lain kejelasan (clarity), Ketepatan (accurary), Konsteks(contex), Alur (flow) dan Budaya (culture).

3.5 PROSES DAN TAHAPAN DALAM BERKOMUNIKASI

Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil tahapan-tahapan dalam proses komunikasi dapat dibagi menjadi lima tahap, yaitu:

1) Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

2) Ide diubah menjadi suatu pesan.

3) Pemindahan pesan.

4) Penerima menerima pesan.

5) Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan-balik kepada pengirim.

Tahap Pertama: Pengirim Mempunyai Suatu Ide

Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Sebelum melakukan komunikasi syarat utama adalah adanya ide/gagasan. Seorang komunikator yang baik, harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan, dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Proses tersebut dikenal sebagai abstraksi.

Tahap Kedua: Mengubah Ide menjadi Suatu Pesan

Dalam suatu proses komunikasi tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan.

Tahap Ketiga: Pemindahan Pesan

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima. Pesan tak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan, akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan.

Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan pesan tersebut. Pesan tak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan.

Tahap Kelima: Penerima Memberi Tanggapan dan Umpan-Balik ke Pengirim

Umpan-balik (feed back) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Feed back dapat berfungsi sebagai koreksi bagi pengirim.

3.6 CATATAN YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM BERKOMUNIKASI

Ada tiga elemen atau faktor lainnya yang juga penting dalam proses komunikasi, yaitu:

Akibat/dampak/hasil
Akibat ini terjadi pada pihak penerima/komunikan setelah menerima pesan.
Adalah tanggapan balik dari pihak penerima/komunikan atas pesan yang diterimanya

Umpan balik/feedback Ada 6 hal yang perlu dipersiapkan dalam berbicara efektif, yaitu: mengapa,siapa, di mana, kapan, apa dan bagaimana.

Mengapa: Menetapkan Sasaran

Hal pertama yang harus jelas dalam pikiran Anda sebagai pembicara adalah menetapkan sasaran pembicaraan. Penetapan sasaran sangat membantu dalam menentukan arah pembicaraan dan juga bermanfaat dalam memilih bahan yang sesuai dengan sasaran.Pada umumnya sasaran pembicaraan dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan, misalnya presentasi tugas, memimpin rapat, mengisi kajian, dan sebagainya.

Siapa: Pendengar

Meneliti apa dan siapa pendengar dapat membantu dalam menetapkan bahan yang akan disampaikan dan meyakinkan diri Anda bahwa Anda menyampaikan bahan pembicaraan kepada pendengar yang tepat.

Hal yang perlu diketahui dari sidang pendengar antara lain :

1. Berapa banyak orang yang hadir?

2. Mengapa mereka hadir di ruang tersebut?

3. Bagaimana tingkat pengetahuan yang mereka miliki atas topik pembicaraan?

4. Apa harapan mereka atas topik pembicaraan?

5. Bagaimana usia, pendidikan, dan jenis kelamin mereka?

Di Mana: Tempat dan Sarana

Penting bagi Anda untuk mengetahui dan memperhatikan tempat pembicaraan akan dilaksanakan.Berikut ini beberapa hal yang perlu menjadi perhatian bagi pembicara:

1. Melakukan praktek: Apabila pembicaraan dilaksanakan pada ruang yang besar dan luas, maka akan lebih baik untuk mencoba suara terlebih dahulu, sebelum betul-betul berbicara di depan sidang pendengar.

2. Mempelajari sarana yang tersedia: Sangat bermanfaat, bila Anda lebih dahulu melakukan latihan untuk dapat mengoperasikan tombol-tombol lampu, slide projector, dan OHP (Over Head Projector).

3. Meneliti gangguan yang mungkin timbul: Anda perlu mewaspadai gangguan yang mungkin timbul, misalnya pembicaraan dilakukan dekat jalan raya sehingga suaramu harus dapat mengalahkan suara kendaraan yang lewat.

4. Tata letak tempat duduk :Tata letak tempat duduk perlu diperhatikan, diatur, dipersiapkan, dan dikaitkan dengan sasaran pembicaraan.

Kapan: Waktu

Berapa lama waktu yang diperlukan dalam pembicaraan? Anda perlu memperhatikan manajemen waktu.

1. Waktu penyelenggaraan sangat mempengaruhi: Biasanya, waktu sesudah makan siang dikenal sebagai waktu ‘kuburan’. Pendengar yang sudah makan kenyang, apalagi jika makanan yang disajikan enak rasanya, akan membuat pendengar lebih tertarik untuk ‘berngantuk ria’ daripada mendengarkan pembicaraan.

2. Berapa lama waktu yang digunakan: Anda perlu memperhatikan waktu, misalnya waktu untuk pembahasan, waktu istirahat, atau waktu tanya jawab. Agar punya manajemen waktu yang baik, maka perlu latihan terlebih dulu.

3. Masalah konsentrasi: Sangat sulit bagi pendengar untuk berkonsentrasi penuh selama lebih dari 2 jam. Apalagi bila mereka merasa bahwa pembicaraan Anda tidak menarik, tidak bermanfaat, dan tidak berminat. Umumnya seseorang dapat berkonsentrasi penuh pada 20 menit di awal pembicaraan, setelah itu konsentrasi akan menurun sedikit demi sedikit.

Apa: Bahan yang Akan Digunakan

Agar sasaran pembicaraan dapat dicapai, maka persiapan bahan perlu dilakukan. Berikut ini beberapa saran dalam pemilihan bahan:

1. Menyusun dan memilih bahan: Susunlah pokok-pokok pembicaraan. Sebaiknya pada 45 menit pertama jangan terlalu banyak pokok-pokok yang akan disampaikan. Dalam pemilihan bahan perlu diperhatikan: sasaran pembicaraan, waktu yang tersedia, pendengar, mana bahan yang harus diberikan dan bahan yang tidak perlu diberikan.

2. Gunakan contoh: Sederhanakan informasi yang sulit dan kompleks. Gunakan juga contoh-contoh yang benar-benar terjadi dan kaitkan dengan pokok-pokok yang ingin disampaikan.

3. Membuka dan menutup pembicaraan: Dalam membuka pembicaraan perlu dirancang agar dapat menimbulkan minat pendengar, dapat menimbulkan rasa butuh dari pendengar, dapat menjelaskan garis besar dan sasaran pembicaraan. Dalam menutup pembicaraan, Anda harus dapat menyimpulkan hal-hal yang telah dibicarakan.

4. Membuat catatan-catatan apa yang ingin dibicarakan. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengingat urut-urutan dalam pembicaraan adalah membuat catatan tertulis dengan menggunakan kartu-kartu atau kertas kecil. Hal yang dituliskan dalam kartu sebaiknya kata-kata kunci saja dan waktu yang digunakan untuk membicarakan apa yang tertulis di setiap kartu.

Bagaimana: Teknik Penyampaian

Penggunaan kata merupakan basis komunikasi, tetapi dalam kenyataannya keberhasilan dalam pembicaraan tidak hanya ditentukan dari penggunaan kata saja, tetapi justru penggunaan nonkata.

Bicara di depan umum yang berhasil seharusnya memenuhi persentase kontribusi sebagai berikut :

7% : penggunaan kata

38% : penggunaan nada dan suara

55% : penggunaan ekspresi muka, bahasa tubuh, dan gerakan tubuh

Dalam komunikasi ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi efektif (Hoesnan, 2013:193) adalah;

1. Ketahui mitra bicara (Audience)

Kita harus tau dengan siapa kita berbicara. Dengan mengetahui audience kita harus cerdik dalam memilih-milih kata yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau buah pikiran kita.

2. Ketahui Tujuan

Tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita menyampaikan informasi. Bila kita sekedar menyampaikan informasi, tentu komunikaasi bersifat pengumuman.

3. Perhatian Konstek

Konstek disini bisa berarti keadaan atau lingkunagan pada saat komunikasi. Pada saat komunikasi, konstek sangat berperan dalam memperjelas informasi yang disampaikan.

4. Pelajari Kultur

Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga diperhatikan dalam berkominikasi

5. Pahami Bahasa

“Bahasa menunjukkan bangsa” artinya bahasa dapat menjadi ciri atau identitas suatu bangsa.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan dari isi dan pembahasan penulis dapat menarik beberapa kesimpulan, diantaranya adalah:

1. Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, tidak putus vokal dan sebagainya.

2. Kepentingan pribadi dapat mempengaruhi komunikasi melalui pembentukan kepribadian dapat mempengaruhi melalui pembentukan kelompoknya. Di samping itu komunikasi dapat pula dipengaruhi oleh seseorang dengan jalan mengadakan manipulasi terhadap informasi-informasi yang diterimanya.

3. Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan

4.2 SARAN

Adapun saran yang dapat diberikan kepada pembaca dan penulis mengenai makalah ini adalah:

1. Diharapkan penulis dapat mengembangkan dan melanjutkan penulisan makalah mengenai komunikasi ini.

2. Diharapkan hasil penulisan makalah ini dapat dijadikan sebagai bahan bacaan dan ilmu pengetahuan.

DAFTAR PUSTAKA

Abizar. 2008. Interaksi Komunikasi dan Pendidikan. Padang : UNP Press
Cangara, Hafied. 2008. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : Raja Grafindo

Arni Muhammad. 2005. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara

A .F. Stoner & C.Wankel. 1993. Manajemen. Terj. Wilhelmus W. Bakowaton, Jakarta: Intermedia

Goldhaber, Geral M. 1986. Organizational Communication. Iowa Wm: Brown Publisher

Hoesnan dan Suherman, 2013, Kamus Profesional Guru.Jakarta:Yudistira

Ig. Wursanto. 2005. Dasar-dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta: Penerbit Andi

Juanita. Memanajemeni Konflik dalam Organisasi http://library.usu.ac.id/download/fkm/fkm-juanita3.pdf, diakses 10 April 2010

Luthans F. 1981. Organizational Behavior, Singapore: Mc Graw Hill Robbins, SP. 1996. Organizational Behaviour, Prentice Hall: Siding

Lilico, T.M. 1984. Komunikasi Manajemen. Jakarta : Erlangga

Muhammad, Arni. 1995. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran.Bandung : Mandar Maju

Nuraida Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Kanisius

R. Wayne Pace dan Don F. Faules, Deddy Mulyana, (Ed.) 2005. Komunikasi Organisasi (Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan), cet.4. Bandung: Remaja Rosdakarya

Siagian, Sondang P. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara

Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran.Bandung : Mandar Maju

Mubayidh, M, 2006, Kecerdasan dan Kesehatan Emosional Anak Refrensi Penting bagi Pendidik dan Orangtua, Jakarta : Pustaka Al-Kausar

Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

The Liang Gie. 1979. Kamus administrasi perkantoran. Jakarta : Nur Cahaya

Yusup, Pawit M. 2009. Ilmu Informasi, Komunikasi dan Kepustakaan. Jakarta : Bumi Aksara

See more at: http://chalouiss.blogspot.co.id/2011/12/pengertian-tujuan-bentuk-dan-unsur.html#sthash.ND10XoU9.dpuf

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang MEMAHAMI/MENGIDENTIFIKASI MANAJEMEN KOMUNIKASI.

Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini terutama dari Bapak Dosen Pembimbing, Dr. H.M Hosnan, DIP.Ed, M.Pd. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada Bapak dan semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.
            Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.
            Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang Memahami/Mengidentifikasi Manejemen Komunikasi ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

                                                                                    Serang, November 2015

                                                            Penyusun