SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

MAKALAH

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah Manajemen Peningkatan Mutu

Dosen : Dr. H. M. Hoesnan, Dip.Ed.,M.Pd.

                                                                                                          

PROGRAM PASCA SARJANA

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

2015

DAFTAR ISI

Kata Pengantar.............................................................................................. ii      

Daftar Isi.......................................................................................................... iii

BAB I        PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang..................................................................... 1

B.   Rumusan Masalah............................................................. 4

C.   Tujuan Penulisan............................................................... 4

BAB II       KAJIAN TEORITIK

A.   Sistem.................................................................................... 5

B.   Data dan Informasi ............................................................. 11

C.   Manajemen........................................................................... 14

D.   Sistem Informasi Manajemen............................................ 14

E.   Pengolahan Komputer....................................................... 17

F.    Sistem Informasi Manajemen di Mata User.................... 17

G.   Pokok-Pokok Sistem Informasi Manajemen................... 19

H.   Pengambilan Keputusan................................................... 20

I.      Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)..... 21

BAB III      PENUTUP

A.   Kesimpulan......................................................................... 25

B.   Saran..................................................................................... 25

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................... 27

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Tim Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat-Nya yang telah dilimpahkan kepada Tim Penulis sehingga Tim Penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen” yang merupakan salah satu tugas terstruktur Mata Kuliah Manajemen Peningkatan Mutu.

Penulis menyadari bahwa penyusunan karya ilmiah ini masih jauhdari kesempurnaan, namun demikian telah memberikan manfaat bagi Tim Penulis. Akhir kata Tim Penulis berharap karya ilmiah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang bersifat menbangun akan Tim Penulis terima dengan senang hati.

Tangerang, Oktober 2015

                                                                             

BAB I

PENDAHULUAN

A.        Latar Belakang

Perkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk selalu melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi, mengakibatkan proses pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang. Proses tersebut berkaitan dengan informasi yang merupakan hal penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini, karena informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi. Maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisis perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Hal tersebut menuntut pembelajaran Sistem Informasi Manajemen dalam menciptakan, mendistribusikan dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik.

Namun, sayangnya banyak organisasi yang ingin membangun Sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain adalah struktur organisasi yang kurang wajar, rencana organisasi yang belum memadai, sumber daya manusia yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh pihak yang terlibat.

Sebelum membahas bagaimana Sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dari Sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer” (Ismail, 2013).

Dari definisi tersebut ada beberapa poin yang perlu diuraikan lebih lanjut:

a.    Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen.

b.    Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh. Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.

c.    Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi. Sistem Informasi Manajemen dikoordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang diproses dapat dioperasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.

d.    Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional. Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut.

e.    Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data ke dalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.

f.     Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas. Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas, antara lain dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin seperti, penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.

g.    Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer. Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.

Secara teoritis, komputer bukanlah persyaratan mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen, namun dalam prakteknya Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer. Maka pemnafaatan system komputer juga harus diperhatikan demi menunjang kemampuan manusia dalam mengelola suatu Sistem Informasi Manajemen.

B.      Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka diperoleh suatu rumusan masalah yaitu apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Manajemen khususnya mencakup :

1.    Apakah pengertian system ?

2.    Apakah pengertian data dan informasi ?

3.    Apakah pengertian manajemen ?

4.    Apakah pengertian sistem informasi manajemen ?

5.    Bagaimana pengolahan computer ?

6.    Bagaimana sistem informasi manajemen di mata user ?

7.    Pokok-pokok sistem informasi manajemen ?

8.    Bagaimana proses pengambilan keputusan ?

9.    Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK) ?

C.      Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan dari rumusan masalah di atas yaitu untuk mengetahui tentang :

1.    Pengertian system

2.    Pengertian data dan informasi

3.    Pengertian manajemen

4.    Pengertian sistem informasi manajemen

5.    Bagaimana pengolahan computer

6.    Bagaimana sistem informasi manajemen di mata user

7.    Pokok-pokok sistem informasi manajemen

8.    Pengambilan keputusan

9.    Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

BAB II

PEMBAHASAN

Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walaupun tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. Sistem Informasi Manajemen menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuk dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi (Sentranet, 2013).

A.      Sistem

Semua sistem memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu:

1.    Menerima data sebagai masukan ( input).

2.    Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.

3.    Memperoleh informasi sebagai keluaran(output).

Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer.

 

Gambar pengolahan data

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu untuk mencapai suatu tujuan. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (proses) dan keluaran (output). Di samping itu sistem senantiasa tidak lepas dari lingkungan sekitarnya, maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari output akan tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem yang dimaksud (Djumiarti, 2013).

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar . Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated). Anda dapat membayangkan, bagaimana seandainya sistem komputer yang Anda miliki, masing-masing komponennya saling bekerja sendiri-sendiri tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai (Pangestu, 2013).

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini:

1.    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2.    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3.    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini beker ja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini mener ima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Gambar berikut menunjukkan sistem yang terbuka untuk sistem pengendalian persediaan.

1)    Komponen-komponen komputer

Komponen-komponen dalam sistem komputer terbagi 3, yang tidak bisa terpisahkan yaitu :

a)    Hardware (Perangkat Keras)

·         Processing Device (Pemrosesan data)

·         Input Device (Perangkat Masukan)

o   Mouse

o   Keyboard

o   Scanner, dll

·         Output Device

o   Monitor

o   Speaker

o   Printer, dll

·         Storage Device

o   Hardisk

o   Flashdisk

o   CD/DVD Drive

b)   Software (Perangkat Lunak)

·         Operating System

·         Application Program

·         Language Program

c)    Brainware (Orang Yang Mengoperasikan Komputer)

·         System Analis

·         Programmer

·         Operator/User

2)    Penggolongan Komputer

Penggolongan Komputer Literatur terbaru tentang komputer melakukan penggolongan komputer berdasarkan tigal hal: data yang diolah, penggunaan, kapasitas/ukurannya, dan generasinya. 

3)    Berdasarkan Data Yang Diolah

·         Komputer Analog

·         Komputer Digital

·         Komputer Hybrid

4)    Berdasarkan Penggunannya

·         Komputer Untuk Tujuan Khusus (Special Purpose Computer)

·         Komputer Untuk Tujuan Umum (General Purpose Computer)

5)    Berdasarkan Kapasitas dan Ukurannya

·         Komputer Mikro (Micro Computer)

·         Komputer Mini (Mini Computer)

·         Komputer Kecil (Small Computer)

·         Komputer Menengah (Medium Computer)

·         Komputer Besar (Large Computer)

·         Komputer Super (Super Computer)

6)    Berdasarkan Generasinya

·         Komputer Generasi Pertama (1946-1959)

·         Komputer Generasi Kedua (1959-1964)

·         Komputer Generasi Ketiga (1964-1970)

·         Komputer Generasi Keempat (1979-sekarang)

·         Komputer Generasi Kelima

7)    Manfaat Komputer dalam Bidang Pendidikan

Manfaat komputer dalam kehidupan sehari- hari sangat banyak dan sangat membantu, mempermudah , mempecepat pekerjaan –pekerjaan manusia diantaranya adalah :

·         Dengan adanya komputer mempermudah bagi pegawai administrasi sekolah untuk membuat kurikulum pengajaran, jadwal pelajaran sekolah, membuat daftar nama siswa, membuat daftar nilai siswa , membuat absen siswa , membuat perhitungan gaji pegawai dan membuat perencanaan pengajaran bagi guru-guru sekolah.

·         Mengakses Informasi Pendidikan lewat Internet. Seiring perkembangan jaman Internet telah merambah sekolah-sekolah setingkat kecamatan,sehingga akses informasipun semakin mudah diperoleh untuk kemajuan pendidikan tiap-tiap sekolah.

B.      Data dan Informasi

Yang berkaitan dengan sistem adalah data dan informasi. Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama, namun bagi kajian ilmiah atau kaum profesional , dua pengertian tersebut mengandung perbedaan yang mendasar. Data merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angaka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili diskripsi verbal atau kode-kode tertentu dan semacamnya. Apabila data tersebut telah di saring dan diolah melalui pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi. Jadi yang dimaksud dengan informasi adalah semua data yang telah diolah dan memiliki arti bagi pihak pemakai. Dengan demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data.

Oleh sebab itu ciri pokok dari suatu data adalah fakta. Data barulah menjadi informasi pada saat mereka digunakan untuk tujuan tertentu atau apabila mereka menyebabkan timbulnya aksin atau penambahan pengetahuan tertentu. Data terutama harus mengalami berbagai macam pengerjaan sebelum bermanfaat sebagai informasi. Data merupakan bahan dasar untuk proses pengerjaan, dan informasi menjadi produk selesainya.

Contoh-contoh data adalah Nomor Induk Mahasiswa yang tercatat di bagian akademik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (UNTRITA),  Nomor Induk Kependudukan kota Jakarta Selatan yang tercatat di Kantor Capil dan kependudukan, Jadwal penerbangan di Bandara SOETA Tangerang, tetapi apabila seseorang menghubungi loket bandara untuk melihat jalur penerbangan ke Semarang lengkap dengan keterangan kapan waktu terbang, berapa harga tiket, maka yang dia tanyakan kepetugas di bandara adalah informasi. Untuk dapat memperoleh informasi, pemakai data harus mengetahui jenis keterangan yang diperlukan dan bagaimana sistem penyimpanan datanya.

Dalam contoh jadwal penerbangan di atas, pikiran manusia (petugas counter) dengan ditunjang perkakas komputer melakukan proses pemilihan data dan menyajikannnya untuk dapat dipergunakan sebagai informasi yang bermakna. Sesungguhnya jasa yang ditawarkan oleh agen perjalanan adalah penyediaan informasi yang tepat dan cepat kepada konsumen, untuk selanjutnya informasi dikumpulkan kembali, disimpan dan kelak dimanfaatkan dan berfungsi sebagai data kembali. Dari penjelasan di atas secara singkat dapat dirumuskan bahwa data adalah fakta yang tidak sedang digunakan dalam proses pengambilan keputusan, biasanya dicatat diarsipkan tanpa maksud untuk segera di ambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sebaliknya informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah atau digunakan untuk memberi dukungan keterangan bagi pengambil keputusan.

Informasi adalah data yang sudah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian informasi yang mempunyai kualitas tinggi akan menentukan efektivitas pengambilan keputusan.

Ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi (Wahyudi Kumorotomo, 1997: 7) yakni akurasi, ketepatan waktu dan relevansi, lebih lanjut diungkapkan secara lengkap tentang syarat-syarat informasi yang baik yakni :

1.    Ketersediaan (availability) : Sudah barang tentu syarat yang mendasar adalah tersedianya informasi itu sendiri, informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

2.    Mudah dipahami (comprehensibility) : Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik informasi tersebut diperuntukkan dalam pembuatan keputusan yang sifatnya rutin maupun strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen

3.    Relevansi : Informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

4.    Bermanfaat : Informasi harus tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatannya oleh organisasi yang bersangkutan.

5.    Tepat waktu : Informasi harus tersedia tepat pada waktunya, syarat ini utamanya sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan yang krusial.

6.    Keandalan  : Informasi harus diperleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan.

7.    Akurat : Syarat ini mengharuskan informasi harus bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini berarti juga bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

8.    Konsisten : Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya, karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

Tampak bahwa ada berbagai macam syarat yang harus dipenuhi bagi informasi untuk kepentingan manajemen. Pengolah data atau penyedia informasi harus mempertimbangkan segi-segi waktu penyajian isi, format maupun segi-segi lain dari informasi tersebut. Ini dapat dipahami karena dalam organisasi modern, kualitas informasi yang dipergunakan dalam manajemen itulah yang akan menentukan efisiensi dan efektifitas organisasi yang bersangkutan.

C.      Manajemen

Berikutnya manajemen atau ilmu manajemen terhadap informasi. Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan dalam rangka untuk mencapai tujuan yang ditetapkan (Gaol, 2008). Dari prinsip-prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer Menurut Luther M. Gullick  tercakup dalam akronim POSDCORB (planning, organizing, staffing, directing, coordinating/controlling, budgeting). Lebih ringkas lagi, kegiatan manajemen tercakup dalam tiga kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.

Di dalam perencanaan, manajer mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan arah tindakan bagi organisasi, serta menentukan langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata kegiatan-kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuansatuan organisasi dan sebagainya. Pengendalian manajer mengadakan evaluasi apakah prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar baku yang telah ditetapkan.

D.      Sistem Informasi Manajemen

Dari semua pengertian di atas mengenai sistem, informasi, dan manajemen, Sistem Informasi Manajemen dapat disimpulkan bahwa tujuan dibentuknya Sistem informasi manajemen adalah supaya organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalammengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen baik yang berkaitan dengan keputusan keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.

Dengan demikian Sistem Informasis Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Lebih lengkapnya Sistem Informasis Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di pandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut:

1.       Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2.       Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.       Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4.       Sistem informasi personalia (personnel information systems).

5.       Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

6.       Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

7.       Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

8.       Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems).

9.       Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

10.    Sistem informasi teknik (engineering information systems).

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).

Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.

Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.

E.      Pengolahan Komputer

Semula komputer tidak direncanakan untuk pengolahan informasi, tetapi kini terutama justru diterapkan dalam bidang ini. Persyaratan teknis sebuah sistem informasi manajemen berdasarkan komputer secara singkat, adalah:

 

F.      Sistem Informasi Manajemen Di Mata User

Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut:

 

Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input) pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah database sedang disusun. Prosedur baru untuk mengendalikan data akan ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai alat-alat online seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.

Para penyelia tingkat pertama akan membutuhkan lebih banyak masukan data tetapi akan merasakan peningkatan besar dalam pemer olehan informasi. Informasi keadaan juga akan dicapai secara jauh lebih mudah. Model-model keputusan dapat membantu perkiraan pertama dalam pemecahan persoalan misalnya penjadualan. Laporan cenderung menjadi lebih informatif dan cepat. Analisis dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik berbagai prestasi menjadi lebih besar frekuensinya.

Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat manfaat besar dari kemampuan SIM. Database diselidiki untuk kemungkinan sesuatu persoalan. Datanya dianalisis guna menemukan pemecahan yang mungkin. Model per encanaan dipakai untuk menghasilkan pendekatan pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar tersebut memberikan cara-cara penelitian dan rancangan, sementara para staf ahli merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.

Manajer pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk memper oleh informasi yang relevan dengan fungsi mereka. Untuk pengambilan keputusan, sistem tersebut dapat memberikan saran pemecahan yang optimal secara langsung atau dapat memberikan analisis manusia/mesin dan prosedur keputusan untuk membantu dalam mencapai sebuah keputusan yang baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu ketersediaan barang akan memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal jumlah pesanan.

Dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat muatan kendaraan untuk mencapai pembelian yang ekonomis, mungkin algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi sebuah prosedur keputusan diadakan untuk membantu manajer dalam mencapai sebuah pemecahan yang memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah dialog manusia/mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.

Secara ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan rancangan SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang lebih sama, tetapi akan terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak alat onlie dipakai. Persyaratan data pada semua tingkat personalia akan ber kembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianya informasi terbaru yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis, perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan dan dukungan informasi lebih baik.

G.      Pokok-Pokok Sistem Informasi Manajemen

Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:

1.    Perangkat keras komputer

2.    Perangkat lunak:

a.    Perangkat lunak sistem umum

b.    Perangkat lunak terapan umum

c.    Program aplikasi

3.    Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)

4.    Prosedur

5.    Petugas Pengoperasian

Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:

1)    Program untuk melaksanakan pengolahan komputer.

2)    Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya).

Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

H.      Pengambilan Keputusan

Pemilihan solusi terbaik dapat dipilih dengan berbagai cara. Herry Mintzberg, seorang ahli manajemen telah mengidentifikasi tiga pendekatan (Raymond McLeod & Schell, 2008):

1.    Analisis – Evaluasi atas pilihan-pilihan secara sistematis, dengan mempertimbangkan konsekuensi pilihan-pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Salah satu contohnya adalah pertimbangan yang dilakukan oleh para anggota komite pengawas SIM untuk memutuskan pendekatan mana yang harus diambil dalam mengimplementasikan sistem informasi eksekutif.

2.    Penilaian – Proses pemikiran yang dilakukan oleh seorang manajer. Sebagai contoh adalah manajer produksi yang menerapkan pengalaman dan intuisi dalam mengevaluasi gambar pabrik baru yang diusulkan dari model matematika.

3.    Penawaran – Negosiasi antara beberapa manajer. Salah satu contoh adalah proses member dan menerima yang berlangsung antara para anggota eksekutif mengenai pasar yang mana yang harus dimasuki selanjutnya. Di sinilah tempat di mana pengaruh politik dalam perusahaan dapat dilihat dengan jelas.

Ketiga cara tersebut dapat digunakan dalam pemilihan alternatif untuk menyelesaikan masalah atau dalam pengambilan keputusan pada proses bisnis yang penting. Proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perancangan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan unsur-unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai contoh, pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan.

Kekuatan yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa ketidakpuasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru. Dalam kasus ketidakpuasan, kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal imbalan yang diharapkan, adalah hasil pencarian peluang. Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah dalam arti suatu kegiatan berkesinambungan yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah sistem (bisnis, departemen, keluarga dan sebagainya) dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan yang diharapkan atau tujuan mengakibatkan suatu pencarian cara mencapainya. Proses ini sering disebut “analisis cara tujuan” (means-end analysis).

Beberapa model pengambilan keputusan lebih banyak menekankan pada umpan balik hasil keputusan. Sebagai contoh, Rubenstein dan Haberstroh mengusulkan langkah-langkah berikut ini :

1.    Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan.

2.    Analisis dan laporan alternatif-alternatif.

3.    Pemilihan di antara alternatif yang ada.

4.    Komunikasi dan pelaksanaan keputusan.

5.    Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.

I.        Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (SIMDIK)

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan merupakan perpaduan antara sumber daya manusia dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan mengambil kembali datadalam rangka mendukung kembali proses pengambilan keputusan bidang pendidikan.  Data-data tersebut adalah data empiris atau data/fakta sebenarnya yang benar-benar ada dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Dengan mempertimbangkan uraian-uraian di atas dapat dikemukakan definisi alternatif sistem informasi manajemen pendidikan, yakni: sistem, yang terdiri dari sekelompok orang, pedoman, dan perangkat pengolah data, yang memantau dan mengambil kembali data dari lingkungan, yang memperoleh data dari transaksi dan operasi dalam organisasi, dan yang menyaring, mengatur, dan memilih data serta menyajikannya sebagai informasi kepada para pemangku kepentingan pendidikan/sekolah, terutama bagi para manajer pendidikan pada semua level dan fungsi organisasi, untuk mendukung pengambilan keputusan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen, untuk mendukung komunikasi, dan untuk mendukung kegiatan operasional, termasuk di dalamnya kegiatan instruksional.

Tujuan atau kemajuan Lembaga Pendidikan atau sekolah akan bisa tercapai tergantung pada lingkungan pendidikan tersebut. Perubahan yang terjadi dilingkungan pendidikan juga mempengaruhi lembaga pendidikan. Lingkungan pendidikan yang dimaksud adalah ekonomi,politik dan sosial budaya masyarakat. Perlunya sistem informasi bagi lembaga pendidikan yaitu :

1.    Pada tahun 2000an hampir tidak ada lembaga pendidikan yang tidak memanfaatkan media massa untuk mengiklankan lembaga pendidikannya,apalagi menjelang tahun ajaran baru. Metode yang digunakan sangat bervariasi,model yang dipakai juga sangat beraneka ragam, yang menarik untuk dikaji, ada perguruan tinggi yang mempromosikan lembaganya dengan menggunakan model pelawak dan artis (bukan seorang ahli atau ilmuwan).

2.      Lembaga pendidikan tidak bisa lagi dianggap sebagai lembaga sosial semata, karena di dalam lembaga pendidikan tersebut ada berbagai kepentingan yang mengharuskan lembaga tersebut tetap eksis dalam situasi yang penuh persaingan.

3.      Sistem informasi tidak saja menginformasikan apa yang terjadi di dalam lembaga pendidikan , tetapi juga menyerap informasi dari lingkungan untuk kepentingan lembaga pendidikan dan masyarakat.

4.      Perubahan lingkungan ini sangat pesat, misalnya perubahan perundangan, kebijakan pemerintah, perkembangan teknologi  informasi harus segera direspon oleh lembaga pendidikan kalau lembaga tersebut tetap ingin eksis. Lembaga pendidikan yang besar melibatkan orang banyak artinya rentang kendalinya juga semakin meningkat dan pihak ekternal yang terlibat juga banyak.

5.      Semakin luasnya orang yang berkepentingan dengan lembaga atau organisasi diperlukan sistem informasi yang cepat , tepat , relevan , padat, jelas mempunyai daya kuantifikasi dan konsistensi. Oleh karena itu perlu bantuan teknologi informasi,dan juga pimpinan memerlukan peringkasan informasi dari masing-masing bagian dalam rangka pengambilan keputusan.

Manfaat lain dari sistem informasi ini adalah

1.    Lebih mendekatkan masyarakat dengan lembaga-lembaga pendidikan atau sebaliknya mendekatkan sekolah dengan masyarakat di sekitarnya.

2.    Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap lembaga pendidikan dan menggalang dukungan dan bantuan masyarakat tehadap program-program lembaga pendidikan.

Tahap-tahap yang dilalui dalam sistem informasi adalah :

1.    Tahap masukan

2.    Tahap pemrosesan atau pengolahan

3.    Tahap keluaran

Terkait dengan tahap-tahap ini adalah fungsi-fungsi pengumpulan, pemprosesan data, penyediaan informasi,manajemen data dan pengendalian data. Fungsi-fungsi ini sering di sebut sebagai siklus pemprosesan data yang mentransformasi data dari berbagai sumber menjadi informasi yang dibutuhkan oleh internal maupun eksternal organisasi.

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian, suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai.

Sistem informasi yang melayani tugas utama organisasi harus bersifat silang fungsional dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama organisasi seringkali dilayani oleh sistem penopang keputusan/Decision Support System (DSS) yang di dalamnya berisi model, database dan manajer yang berinteraksi langsung. Integrasi sistem informasi merupakansalah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan integrasinya.

B.      Saran

Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki. Interaksi antara manajer dan mesin adalah kaitan antara manajer dan mesin, yaitu suatu titik dimana mereka bisa saling “berkomunikasi” secara tradisional sistem komputer masih sering membuat para manajer “frustasi”, tetapi dengan adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, pelatihan (training), sepertinya cukup membantu memecahkan masalah ini. Penulis dapat memberikan saran bahwa hendaknya setiap organisasi harus menerapkan Sistem Informasi Manajemen yang baik dan benar karena sangat berpengaruh pada perkembangan dan kestabilan suatu organisasi dalam pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Gaol, C. J. (2008). Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo.

Raymond McLeod, J., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Dokumen Website:

Djumiarti, T. (2013, October 22). Undip. Retrieved from Undip Web Site: http://eprints.undip.ac.id/9848/1/BUKU_AJAR_SIM_Publik_UTK_Mhs.pdf

Ismail, M. (2013, October 22). UMM. Retrieved from UMM We Site: http://directory.umm.ac.id/SI-PT/akuntansi-mutia.pdf

Pangestu, D. W. (2013, October 22). IlmuKomputer.Com. Retrieved from IlmuKomputer.Com Web Site: ilmukomputer.com

Sentranet. (2013, October 22). Sentranet. Retrieved from Sentranet Web Site: http://www.sentranet.co.id/component/content/article/46-ict-world/93-apa-itu-sistem-informasi-manajemen.html